Falhas nos processos de comunicação nas organizações tanto internas (entre toda estrutura: topo, intermédia e base) como externas (clientes, fornecedores, governo e a sociedade em geral), podem levar a perdas de oportunidades que não mais voltarão ou a custos não previstos ou ainda muito difíceis de mensurar e/ou apurar.
Nas organizações a comunicação desempenha várias funções e todas elas são necessárias para o bom funcionamento da mesma.
Stephen P. Robbins no seu livro com o título “Comportamento Organizacional”, aponta 4 funções básicas na comunicação nas organizações. São elas: controle, motivação, expressão emocional e informação.
A função de controle ocorre na questão comportamental das equipas. Por exemplo quando um colaborador pretende reclamar ao seu líder direto ou abordar sobre determinada situação no seu desempenho laboral, por causa de certa política da instituição, a essa relação, considera-se como comunicação de controle.
Quanto a função de motivação, essa ocorre quando cada membro da equipa sabe o que deve fazer ou ser feito, sabe as quantas anda o seu progresso, e o que poderá fazer mais para aumentar os seus níveis de desempenho. A definição de objetivos e metas (realizáveis) específicas nas organizações, a passagem aos colaboradores de informação relativamente ao seu desempenho e o reforço comportamental requerido esporeiam a motivação.
Diz-se “Se quiser ir rápido, vá sozinho. Mas se quiser ir longe, vá acompanhado”. Fica claro que devemos trabalhar em equipa, sendo essa a fonte básica de interação social. A comunicação que advém entre os membros da equipa é um mecanismo basilar, aonde os seus intervenientes demostram os seus desencantos e sentimentos de satisfação de necessidades sociais. Aqui encontramos a função de expressão emocional.
Olhando para a função última da comunicação, damos conta que essa tem como papel facilitar a tomada de decisão. Ou seja, ela fornece a informação necessária a todos os intervenientes da equipa (lideranças vertical e horizontal, colaboradores, dentre outros) para que possam, ao seu nível, tomar a devidas decisões.
É importante que as equipas tenham um desempenho eficaz e para o efeito, elas necessitam manter algum modo de controlar os seus membros, estimulando-os relativamente aos temas como desempenho, promoção de meios de expressão emocional, bem como tomada de decisões. Deste modo, podemos concluir que nenhuma dessas 4 funções deve ser vista como mais importante do que as outras.
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